La gesôÙtion du temps et des prioôÙriôÙtûˋs est une source perôÙmaôÙnente de stress pour les maôÙnaôÙgers. Bien prûˋôÙpaôÙrûˋe et bien gûˋôÙrûˋe, votre ô¨To Do listô£ vous fera gaôÙgner en efôÙfiôÙcaôÙciôÙtûˋ et en sûˋrûˋnitûˋ.

Redûˋfinir les composantes de votre gestion du temps

On a tenôÙdance û  l〙oublier, mais une gesôÙtion du temps efôÙfiôÙcace passe par une (re)dûˋfinition claire de ses 3 comôÙpoôÙsantes : OrôÙgaôÙniôÙsaôÙtion, Temps, ObôÙjecôÙtifs.

Il ne s〙agit pas tant de priôÙviôÙlûˋôÙgier l〙une ou l〙autre de ses comôÙpoôÙsantes que de trouôÙver ô¨votre ûˋquiôÙlibreô£ dans cette course û  l〙efficacitûˋ.

AusôÙsi, je vous reôÙcomôÙmande de ne pas faire de disôÙtincôÙtion entre vie proôÙfesôÙsionôÙnelle et vie priôÙvûˋe pour remôÙplir votre ô¨to-do listô£. Cela vous perôÙmetôÙtra d〙alterner la denôÙsiôÙtûˋ des tûÂches û  acôÙcomôÙplir et de mieux resôÙpecôÙter vos rythmes : bioôÙloôÙgiques, soôÙciaux, de traôÙvail, de concenôÙtraôÙtion, etcã€Î

Je pars du prinôÙcipe que, en maôÙnaôÙger efôÙfiôÙcace que vous ûˆtes, vous avez dûˋjû  fait place nette sur votre buôÙreau et votre ûˋcran d〙ordinateur ; DûˋôÙgaôÙger vos esôÙpaces de traôÙvail vous liôÙbû´re l〙esprit, tanôÙdis que bien les amûˋôÙnaôÙger vous aide û  amûˋôÙlioôÙrer votre proôÙducôÙtiôÙviôÙtûˋ.

L〙organisation

ComôÙment faire pour rûˋaôÙliôÙser une tûÂche tout en ûˋcoôÙnoôÙmiôÙsant son ûˋnergie ?

FoôÙcaôÙliôÙsez-vous sur l〙essentiel : 20% de vote acôÙtiôÙviôÙtûˋ peut proôÙduire 80% des rûˋôÙsulôÙtats atôÙtenôÙdus. Pour atôÙteindre ce rûˋôÙsulôÙtat, apôÙpreôÙnez û  caôÙpiôÙtaôÙliôÙser sur les dosôÙsiers pour lesôÙquels votre exôÙpûˋôÙrience, votre efôÙfiôÙcience et votre plaiôÙsir auôÙront un imôÙpact majeur.

ViôÙsuaôÙliôÙsez menôÙtaôÙleôÙment les tûÂches û  efôÙfecôÙtuer et plaôÙniôÙfiez-les dans le bon ordre. Il est prûˋôÙfûˋôÙrable de traiôÙter un dosôÙsier comôÙplexe ou difôÙfiôÙcile le maôÙtin quand vous avez l〙esprit frais, pluôÙtûÇt qu〙aprû´s un dûˋôÙjeuôÙner oû¿ vos faôÙculôÙtûˋs de concenôÙtraôÙtion et d〙analyse sont plus rûˋôÙduites. ReôÙpûˋôÙrez et rûˋôÙserôÙvez vos pics d〙efficacitûˋ pour les tûÂches les plus compliquûˋes.

Pour bien dûˋôÙfiôÙnir ce qui est imôÙporôÙtant dans votre traôÙvail, faites ou reôÙfaites un point sur votre foncôÙtion, le pûˋôÙriôÙmû´tre de votre poste et vos obliôÙgaôÙtions. Cela vous perôÙmetôÙtra d〙avoir une viôÙsion plus claire de vos prioôÙriôÙtûˋs professionnelles.

PreôÙnez conscience de vos liôÙmites et n〙hûˋsitez pas û  dûˋôÙlûˋôÙguer auôÙprû´s d〙un colôÙlaôÙboôÙraôÙteur disôÙpoôÙnible et comôÙpûˋôÙtent. IdûˋaôÙleôÙment, il fauôÙdrait qu〙il soit moôÙtiôÙvûˋ ou qu〙il trouve un inôÙtûˋôÙrûˆt perôÙsonôÙnel û  ce que vous lui deôÙmanôÙdez de faire. Dans le cas contraire, faites-le vous-mûˆme.

AsôÙsuôÙrez-vous d〙avoir les ouôÙtils apôÙproôÙpriûˋs et ceux qui vous feôÙront gaôÙgner du temps avant chaque tûÂche : styôÙlos, surôÙliôÙgneurs, marque-pages et bloc-notes avant la lecôÙture d〙un rapôÙport par exemple. OrôÙgaôÙniôÙsez-vous pour ne pas avoir û  reôÙfaire 2 fois la mûˆme chose.

AlôÙterôÙnez les deôÙgrûˋs de difôÙfiôÙculôÙtûˋ et d〙engagement. InôÙtûˋôÙgrez et mûˋôÙlanôÙgez sans hûˋôÙsiôÙtaôÙtion des ûˋlûˋôÙments proôÙfesôÙsionôÙnels et perôÙsonôÙnels. 

La contrainte des temps

N〙utilisez qu〙un seul agenôÙda ou des agenôÙdas synôÙchroôÙniôÙsûˋs : ûÏa vous simôÙpliôÙfieôÙra la vie et vous ûˋviôÙteôÙra des oublis.

DuôÙrûˋes

PrûˋôÙvoyez des plages hoôÙraires sufôÙfiôÙsamôÙment larges pour les traôÙvaux de grande ampleur.

Quand vous deôÙvez ûˆtre concenôÙtrûˋ, faites en sorte qu〙on ne vous dûˋôÙrange pas et couôÙpez tout ce qui peut vous disôÙtraire : emails, tûˋôÙlûˋôÙphone, etcã€Î

RûˋôÙserôÙvez des crûˋôÙneaux pour acôÙcomôÙpaôÙgner vos colôÙlaôÙboôÙraôÙteurs dans les tûÂches que vous leur avez dûˋôÙlûˋôÙguûˋes. 

Si vous ûˋvaôÙluez corôÙrecôÙteôÙment le temps nûˋôÙcesôÙsaire pour vos tûÂches rûˋôÙguôÙliû´res, il est par contre beauôÙcoup plus difôÙfiôÙcile d〙estimer le temps que vous pasôÙseôÙrez sur un traôÙvail exôÙcepôÙtionôÙnel. Je vous conseille de douôÙbler le temps de votre preôÙmiû´re esôÙtiôÙmaôÙtion. En inôÙtûˋôÙgrant une ruôÙbrique ô¨temps pasôÙsûˋô£ vous apôÙprenôÙdrez au fur et û  meôÙsure û  mieux ajusôÙter votre esôÙtiôÙmaôÙtion.

û‰chûˋances

ApôÙpreôÙnez û  plaôÙniôÙfier vos tûÂches û  la jourôÙnûˋe, û  la seôÙmaine, au mois, triôÙmestre et seôÙmestre. Cela vous perôÙmet d〙avoir un hoôÙriôÙzon de temps plus liôÙsible et donc moins stressant.

RaiôÙsonôÙnez en terme de temps nûˋôÙcesôÙsaire pour acôÙcomôÙplir les tûÂches, et non pas en temps disôÙpoôÙnible. Un bon moyen de trouôÙver le juste ûˋquiôÙlibre peut rûˋôÙsiôÙder dans l〙utilisation d〙un retro-planning.

Ne reôÙmetôÙtez pas û  deôÙmain ce que vous pouôÙvez faire aujourd〙hui : compte-renôÙdu de rûˋunion imôÙmûˋôÙdiaôÙteôÙment aprû´s la rûˋunion, traiôÙteôÙment d〙un dosôÙsier dû´s que vous en avez pris connaisôÙsance, etcã€Î

GarôÙdez 20 û  30% de votre temps pour les imprûˋvus.

La dûˋfinition des objectifs

Oû¿ que vous cherôÙchiez, vous tomôÙbeôÙrez sysôÙtûˋôÙmaôÙtiôÙqueôÙment sur la mûˋôÙthode SMART pour dûˋôÙfiôÙnir votre obôÙjecôÙtif. C〙est û  dire que ceôÙlui-ci doit ûˆtre : SpûˋôÙciôÙfique, MeôÙsuôÙrable, AtôÙteiôÙgnable, RûˋaôÙliste et caôÙdrûˋ dans le Temps. 

CeôÙpenôÙdant, tout l〙enjeu d〙une dûˋôÙfiôÙniôÙtion claire de vos obôÙjecôÙtifs est de donôÙner du sens û  l〙action. Or, ce sont les acôÙtions qui remôÙplissent votre ô¨to-do listô£.

AusôÙsi, mon seul et unique conseil, pour traôÙduire vos obôÙjecôÙtifs en plans d〙actions, est de vous foôÙcaôÙliôÙser sur les ûˋlûˋôÙments qui apôÙportent de la vaôÙleur ; VaôÙleur û  vos clients, vaôÙleur û  votre traôÙvail, vaôÙleur û  votre ûˋquipe, vaôÙleur û  votre enôÙtreôÙprise. J〙en reôÙviens donc û  mon 1er point : 20% de vote acôÙtiôÙviôÙtûˋ peut proôÙduire 80% des rûˋôÙsulôÙtats atôÙtenôÙdus. Tout le reste est û  supprimer.

La maôÙtrice d〙Eisenhower 

Pour bien clasôÙser vos tûÂches par ordre de prioôÙriôÙtûˋ.

A 〓 Les tûÂches imôÙporôÙtantes et urôÙgentes, non dûˋôÙlûˋôÙgables : û  efôÙfecôÙtuer soi-mûˆme et en prioritûˋ

B 〓 Les tûÂches imôÙporôÙtantes, mais non urôÙgentes : û  efôÙfecôÙtuer soi-mûˆme ultûˋrieurement

C 〓 Les tûÂches urôÙgentes mais peu imôÙporôÙtantes qui peuvent ûˆtre dûˋlûˋguûˋes

D 〓 Les tûÂches ni imôÙporôÙtantes, ni urôÙgentes : û  dûˋôÙlûˋôÙguer ou û  supprimer

Just one more thing

GarôÙdez une tûÂche plaiôÙsante ou faôÙcile pour terôÙmiôÙner votre jourôÙnûˋe et parôÙtir du buôÙreau sur une note positive.