La ges­tion du temps et des prio­ri­tés est une source per­ma­nente de stress pour les ma­na­gers. Bien pré­pa­rée et bien gé­rée, votre «To Do list» vous fera ga­gner en ef­fi­ca­ci­té et en sérénité.

Redéfinir les composantes de votre gestion du temps

On a ten­dance à l’oublier, mais une ges­tion du temps ef­fi­cace passe par une (re)définition claire de ses 3 com­po­santes : Or­ga­ni­sa­tion, Temps, Ob­jec­tifs.

Il ne s’agit pas tant de pri­vi­lé­gier l’une ou l’autre de ses com­po­santes que de trou­ver «votre équi­libre» dans cette course à l’efficacité.

Aus­si, je vous re­com­mande de ne pas faire de dis­tinc­tion entre vie pro­fes­sion­nelle et vie pri­vée pour rem­plir votre «to-do list». Cela vous per­met­tra d’alterner la den­si­té des tâches à ac­com­plir et de mieux res­pec­ter vos rythmes : bio­lo­giques, so­ciaux, de tra­vail, de concen­tra­tion, etc…

Je pars du prin­cipe que, en ma­na­ger ef­fi­cace que vous êtes, vous avez déjà fait place nette sur votre bu­reau et votre écran d’ordinateur ; Dé­ga­ger vos es­paces de tra­vail vous li­bère l’esprit, tan­dis que bien les amé­na­ger vous aide à amé­lio­rer votre pro­duc­ti­vi­té.

L’organisation

Com­ment faire pour réa­li­ser une tâche tout en éco­no­mi­sant son énergie ?

Fo­ca­li­sez-vous sur l’essentiel : 20% de vote ac­ti­vi­té peut pro­duire 80% des ré­sul­tats at­ten­dus. Pour at­teindre ce ré­sul­tat, ap­pre­nez à ca­pi­ta­li­ser sur les dos­siers pour les­quels votre ex­pé­rience, votre ef­fi­cience et votre plai­sir au­ront un im­pact majeur.

Vi­sua­li­sez men­ta­le­ment les tâches à ef­fec­tuer et pla­ni­fiez-les dans le bon ordre. Il est pré­fé­rable de trai­ter un dos­sier com­plexe ou dif­fi­cile le ma­tin quand vous avez l’esprit frais, plu­tôt qu’après un dé­jeu­ner où vos fa­cul­tés de concen­tra­tion et d’analyse sont plus ré­duites. Re­pé­rez et ré­ser­vez vos pics d’efficacité pour les tâches les plus compliquées.

Pour bien dé­fi­nir ce qui est im­por­tant dans votre tra­vail, faites ou re­faites un point sur votre fonc­tion, le pé­ri­mètre de votre poste et vos obli­ga­tions. Cela vous per­met­tra d’avoir une vi­sion plus claire de vos prio­ri­tés professionnelles.

Pre­nez conscience de vos li­mites et n’hésitez pas à dé­lé­guer au­près d’un col­la­bo­ra­teur dis­po­nible et com­pé­tent. Idéa­le­ment, il fau­drait qu’il soit mo­ti­vé ou qu’il trouve un in­té­rêt per­son­nel à ce que vous lui de­man­dez de faire. Dans le cas contraire, faites-le vous-même.

As­su­rez-vous d’avoir les ou­tils ap­pro­priés et ceux qui vous fe­ront ga­gner du temps avant chaque tâche : sty­los, sur­li­gneurs, marque-pages et bloc-notes avant la lec­ture d’un rap­port par exemple. Or­ga­ni­sez-vous pour ne pas avoir à re­faire 2 fois la même chose.

Al­ter­nez les de­grés de dif­fi­cul­té et d’engagement. In­té­grez et mé­lan­gez sans hé­si­ta­tion des élé­ments pro­fes­sion­nels et per­son­nels. 

La contrainte des temps

N’utilisez qu’un seul agen­da ou des agen­das syn­chro­ni­sés : ça vous sim­pli­fie­ra la vie et vous évi­te­ra des oublis.

Du­rées

Pré­voyez des plages ho­raires suf­fi­sam­ment larges pour les tra­vaux de grande ampleur.

Quand vous de­vez être concen­tré, faites en sorte qu’on ne vous dé­range pas et cou­pez tout ce qui peut vous dis­traire : emails, té­lé­phone, etc…

Ré­ser­vez des cré­neaux pour ac­com­pa­gner vos col­la­bo­ra­teurs dans les tâches que vous leur avez dé­lé­guées. 

Si vous éva­luez cor­rec­te­ment le temps né­ces­saire pour vos tâches ré­gu­lières, il est par contre beau­coup plus dif­fi­cile d’estimer le temps que vous pas­se­rez sur un tra­vail ex­cep­tion­nel. Je vous conseille de dou­bler le temps de votre pre­mière es­ti­ma­tion. En in­té­grant une ru­brique «temps pas­sé» vous ap­pren­drez au fur et à me­sure à mieux ajus­ter votre es­ti­ma­tion.

Échéances

Ap­pre­nez à pla­ni­fier vos tâches à la jour­née, à la se­maine, au mois, tri­mestre et se­mestre. Cela vous per­met d’avoir un ho­ri­zon de temps plus li­sible et donc moins stressant.

Rai­son­nez en terme de temps né­ces­saire pour ac­com­plir les tâches, et non pas en temps dis­po­nible. Un bon moyen de trou­ver le juste équi­libre peut ré­si­der dans l’utilisation d’un retro-planning.

Ne re­met­tez pas à de­main ce que vous pou­vez faire aujourd’hui : compte-ren­du de réunion im­mé­dia­te­ment après la réunion, trai­te­ment d’un dos­sier dès que vous en avez pris connais­sance, etc…

Gar­dez 20 à 30% de votre temps pour les imprévus.

La définition des objectifs

Où que vous cher­chiez, vous tom­be­rez sys­té­ma­ti­que­ment sur la mé­thode SMART pour dé­fi­nir votre ob­jec­tif. C’est à dire que ce­lui-ci doit être : Spé­ci­fique, Me­su­rable, At­tei­gnable, Réa­liste et ca­dré dans le Temps. 

Ce­pen­dant, tout l’enjeu d’une dé­fi­ni­tion claire de vos ob­jec­tifs est de don­ner du sens à l’action. Or, ce sont les ac­tions qui rem­plissent votre «to-do list».

Aus­si, mon seul et unique conseil, pour tra­duire vos ob­jec­tifs en plans d’actions, est de vous fo­ca­li­ser sur les élé­ments qui ap­portent de la va­leur ; Va­leur à vos clients, va­leur à votre tra­vail, va­leur à votre équipe, va­leur à votre en­tre­prise. J’en re­viens donc à mon 1er point : 20% de vote ac­ti­vi­té peut pro­duire 80% des ré­sul­tats at­ten­dus. Tout le reste est à supprimer.

La ma­trice d’Eisenhower 

Pour bien clas­ser vos tâches par ordre de prio­ri­té.

A – Les tâches im­por­tantes et ur­gentes, non dé­lé­gables : à ef­fec­tuer soi-même et en priorité

B – Les tâches im­por­tantes, mais non ur­gentes : à ef­fec­tuer soi-même ultérieurement

C – Les tâches ur­gentes mais peu im­por­tantes qui peuvent être déléguées

D – Les tâches ni im­por­tantes, ni ur­gentes : à dé­lé­guer ou à supprimer

Just one more thing

Gar­dez une tâche plai­sante ou fa­cile pour ter­mi­ner votre jour­née et par­tir du bu­reau sur une note positive.