La gestion du temps et des priorités est une source permanente de stress pour les managers. Bien préparée et bien gérée, votre «To Do list» vous fera gagner en efficacité et en sérénité.

Redéfinir les composantes de votre gestion du temps

On a tendance à l’oublier, mais une gestion du temps efficace passe par une (re)définition claire de ses 3 composantes : Organisation, Temps, Objectifs.

Il ne s’agit pas tant de privilégier l’une ou l’autre de ses composantes que de trouver «votre équilibre» dans cette course à l’efficacité.

Aussi, je vous recommande de ne pas faire de distinction entre vie professionnelle et vie privée pour remplir votre «to-do list». Cela vous permettra d’alterner la densité des tâches à accomplir et de mieux respecter vos rythmes : biologiques, sociaux, de travail, de concentration, etc…

Je pars du principe que, en manager efficace que vous êtes, vous avez déjà fait place nette sur votre bureau et votre écran d’ordinateur ; Dégager vos espaces de travail vous libère l’esprit, tandis que bien les aménager vous aide à améliorer votre productivité.

L’organisation

Comment faire pour réaliser une tâche tout en économisant son énergie ?

Focalisez-vous sur l’essentiel : 20% de vote activité peut produire 80% des résultats attendus. Pour atteindre ce résultat, apprenez à capitaliser sur les dossiers pour lesquels votre expérience, votre efficience et votre plaisir auront un impact majeur.

Visualisez mentalement les tâches à effectuer et planifiez-les dans le bon ordre. Il est préférable de traiter un dossier complexe ou difficile le matin quand vous avez l’esprit frais, plutôt qu’après un déjeuner où vos facultés de concentration et d’analyse sont plus réduites. Repérez et réservez vos pics d’efficacité pour les tâches les plus compliquées.

Pour bien définir ce qui est important dans votre travail, faites ou refaites un point sur votre fonction, le périmètre de votre poste et vos obligations. Cela vous permettra d’avoir une vision plus claire de vos priorités professionnelles.

Prenez conscience de vos limites et n’hésitez pas à déléguer auprès d’un collaborateur disponible et compétent. Idéalement, il faudrait qu’il soit motivé ou qu’il trouve un intérêt personnel à ce que vous lui demandez de faire. Dans le cas contraire, faites-le vous-même.

Assurez-vous d’avoir les outils appropriés et ceux qui vous feront gagner du temps avant chaque tâche : stylos, surligneurs, marque-pages et bloc-notes avant la lecture d’un rapport par exemple. Organisez-vous pour ne pas avoir à refaire 2 fois la même chose.

Alternez les degrés de difficulté et d’engagement. Intégrez et mélangez sans hésitation des éléments professionnels et personnels. 

La contrainte des temps

N’utilisez qu’un seul agenda ou des agendas synchronisés : ça vous simplifiera la vie et vous évitera des oublis.

Durées

Prévoyez des plages horaires suffisamment larges pour les travaux de grande ampleur.

Quand vous devez être concentré, faites en sorte qu’on ne vous dérange pas et coupez tout ce qui peut vous distraire : emails, téléphone, etc…

Réservez des créneaux pour accompagner vos collaborateurs dans les tâches que vous leur avez déléguées. 

Si vous évaluez correctement le temps nécessaire pour vos tâches régulières, il est par contre beaucoup plus difficile d’estimer le temps que vous passerez sur un travail exceptionnel. Je vous conseille de doubler le temps de votre première estimation. En intégrant une rubrique «temps passé» vous apprendrez au fur et à mesure à mieux ajuster votre estimation.

Échéances

Apprenez à planifier vos tâches à la journée, à la semaine, au mois, trimestre et semestre. Cela vous permet d’avoir un horizon de temps plus lisible et donc moins stressant.

Raisonnez en terme de temps nécessaire pour accomplir les tâches, et non pas en temps disponible. Un bon moyen de trouver le juste équilibre peut résider dans l’utilisation d’un retro-planning.

Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd’hui : compte-rendu de réunion immédiatement après la réunion, traitement d’un dossier dès que vous en avez pris connaissance, etc…

Gardez 20 à 30% de votre temps pour les imprévus.

La définition des objectifs

Où que vous cherchiez, vous tomberez systématiquement sur la méthode SMART pour définir votre objectif. C’est à dire que celui-ci doit être : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et cadré dans le Temps. 

Cependant, tout l’enjeu d’une définition claire de vos objectifs est de donner du sens à l’action. Or, ce sont les actions qui remplissent votre «to-do list».

Aussi, mon seul et unique conseil, pour traduire vos objectifs en plans d’actions, est de vous focaliser sur les éléments qui apportent de la valeur ; Valeur à vos clients, valeur à votre travail, valeur à votre équipe, valeur à votre entreprise. J’en reviens donc à mon 1er point : 20% de vote activité peut produire 80% des résultats attendus. Tout le reste est à supprimer.

La matrice d’Eisenhower 

Pour bien classer vos tâches par ordre de priorité.

A – Les tâches importantes et urgentes, non délégables : à effectuer soi-même et en priorité

B – Les tâches importantes, mais non urgentes : à effectuer soi-même ultérieurement

C – Les tâches urgentes mais peu importantes qui peuvent être déléguées

D – Les tâches ni importantes, ni urgentes : à déléguer ou à supprimer

Just one more thing

Gardez une tâche plaisante ou facile pour terminer votre journée et partir du bureau sur une note positive.